É escasso, finito e não há como recuperá-lo. Por isso, a importância de administrá-lo bem, a fim de que possamos dar o tão desejado equilíbrio aos nossos diversos papéis na vida, o de pai, profissional, marido, mulher, namorado, atleta, e outros tantos quantos desejarmos, fundamentais à nossa realização pessoal e profissional.
Infelizmente, no trabalho, temos evidências, a todo momento, de quanto desperdiçamos ou não levamos em conta esse recurso. Exemplo: seu gestor lhe chama para desenvolver uma atividade não tão simples e você calcula o tempo necessário para sua execução como se somente ela fosse existir em seu trabalho a partir dali, e nada mais: “faço em 2 dias, chefe!”.
Claro que a prontidão é bem-vinda, mas, convenhamos, as previsões devem ser realistas. Dois dias, em sua projeção, significam, invariavelmente, dois dias integrais. Entretanto, sabemos que você terá que participar de reuniões, que já tem outras atividades em andamento as quais demandarão seu tempo, que terá que responder emails, fazer e receber chamadas telefônicas, problemas urgentes terão que ser resolvidos e… pronto, está levando trabalho pra casa mais uma vez, para a frustração de seu/sua parceiro/a.
O gestor que não delega pode também sofrer demais com a administração do tempo e, como já falado aqui mesmo nesse espaço, tender a ser “heroico”, querer resolver tudo e acabar sendo muito mais operacional e tático do que propriamente estratégico. Outro fator que nos tira tempo diz respeito aos desvios de foco e conversas pessoais em excesso. Nada contra, até porque é parte de nossa essência cultural a proximidade nas relações, mas precisamos admitir que, às vezes, em maior ou menor grau, exageramos. O tempo no café se estende mais que o necessário, bem como as conversas de cunho estritamente pessoal no trabalho, e isso significará tempo extra com as atividades profissionais, invariavelmente.
Os hábitos se tornam tão fortes que fica difícil mudá-los. Muitos se habituam a pensar da seguinte maneira: “bem, somente respondo aos meus emails depois do horário normal de expediente, pois durante o dia normal não dá tempo, mesmo”. Ou então:”só consigo planejar meu dia quanto estou só no escritório, pois o telefone não toca, e não serei interrompido por ninguém”. Com isso, o horário extra passa a fazer parte de seu dia “normal”. Trata-se de uma natural injustiça para com você e sua família, e invariavelmente resulta em quilogramas a mais e aquela sensação de que não se tem tempo para nada (em tempo: falando em emails, uma boa dica é definir um horário do dia para respondê-los, durante o expediente regular, e não ficar à disposição da tela o tempo inteiro.
Existem também os “vampiros” de tempo. Sim, aquelas pessoas que sugam seu tempo, com falta de objetividade em suas colocações ou simplesmente para compartilhar casos extremamente “interessantes”, sob o ponto de vista delas mesmas. Identifique-as, e evite-as, com cordialidade e de maneira assertiva. Isso fará com que você ganhe um tempo precioso.
Finalmente, planejamento e organização são essenciais para ganharmos tempo. Invista mais no planejamento que na execução, isso fará com que você contemple as diversas alternativas e vislumbre os principais obstáculos antes de iniciar a tarefa. Quando você a fizer, ela será realizada de maneira mais eficaz.
Quantos de nós, por exemplo, nos preparamos devidamente para uma reunião? Falta tempo, normalmente, tomado por tantos hábitos arraigados em nós. Mas o planejamento da reunião, além dela mesma, deve constar em nossa agenda pessoal (aliás, outro item fundamental para a organização de nosso tempo, seja no velho e bom papel ou no smartphone).
Faça uma lista de tudo o que é improdutivo que lhe toma tempo. Trabalhe com afinco para ser produtivo durante o expediente e poder desfrutar das merecidas horas de descanso junto à família, ou para cumprir a velha promessa de entrar na academia ou praticar aquele hobby que você sempre quis.
* VLADMIR STANCATI é engenheiro mecânico formado pela FEI, especializado em Gestão da Qualidade e Controle Estatístico de Processos pela Escola Politécnica da USP, pós-graduado em Gestão de Pessoas pela Fundação Getúlio Vargas e MBA pela Fundação Dom Cabral. É Diretor de Desenvolvimento Humano e Organizacional (RH, Jurídico, Segurança, Infra-Estrutura e Saúde) da Festo Brasil, empresa líder na área de automação, de origem alemã, Diretor da ONG Junior Achievement, de origem norte-americana e voltada ao empreendedorismo e professor da FGV-SP e da Fundação Dom Cabral.
